Dokonałeś właściwego wyboru, wkraczając w naszą filozofię zyskownego prowadzenia biznesu w środowisku ProfitManager.pl . Nasz intuicyjny system transparentnie, w systemie dziennym przedstawi Ci wyniki finansowe Twojego biznesu. W końcu masz wiedzę = WSZYSTKO SIĘ ZGADZA!
Pozwól, że przedstawimy Ci pierwsze kroki z Profit Manager:
Krok 1. Zaznaczamy kursorem zakładkę FAKTURY i klikamy poniżej podkatalog Dodaj Kontrahenta i dodajemy naszych wszystkich dostawców produktów i usług po nazwie jakiej używamy albo jaka widnieje na fakturze – rekomenduję dodawanie po nazwach z faktury
Krok 2. Zaznaczamy kursorem zakładkę HR, klikamy poniżej podkatalog Dodaj i tytule HR Funkcje, dodajemy funkcje/rolę pracownika w lokalu. Następnie przy zaznaczeniu tytułu Pracownicy, dodajemy wszystkich naszych pracowników, tzn. Imię i nazwisko, grupa do której należą, stawka za godzinę netto albo wynagrodzenie miesięczne, zaznaczamy że pracownik jest aktywny. Pracowników nieaktywnych możemy poprzez okienko edytuj zaznaczyć jako nieaktywnych. Jeżeli mamy pracowników w grupie, ktora nie jest zdefiniowana, zaznaczamy na pasku HR funkcje i dodajemy NAZWĘ oraz definiujemy procentowo ile czasu pracy przyjmujemy dla tej funkcji na sali (front) a ile na zapleczu (back)
Krok 3. Uzupełniamy automatyczną listę wysyłkową raportu dziennego i godzinę wysyłki raportu. Będzie wysyłany automatycznie przez serwer do zdefiniowanej listy adresatów o określonej godzinie. Podświetlamy Ustawienia i klikamy na pasku Godzina wysyłki automatycznego raportu. Wpisujemy adresy e-mailowe do wysyłki automatycznego raportu oraz godzinę wysyłki. Każdy odbiorca z listy otrzyma raport utargów i panel kosztowy – to jest najważniejszy zbiór informacji w dziennej kontroli biznesu.
Krok 4. Mając uzupełnionych wszystkich dostawców do lokalu i wszystkich pracowników z ich funkcjami i wynagrodzeniami możemy rozpocząć pracę z Profit Managerem.
Są dwa poziomy dostępu do Profit Managera:
Poziom I – kierownik – widzi tylko Raport Dnia, do którego zaraz przejdziemy. Kierownik nie widzi pensji pracowników, nie może sam wprowadzić dostawców. Może tyko wypełnić raport dnia albo wprowadzić receptury produktów.
Poziom II – szef – użytkownik zalogowany poprzez login szef, ma pełny dostęp di wszystkich funkcji Profit Managera. Ma podgląd do wszystkich wynagrodzeń, czasu pracy, do kogo są wysyłane przez system raporty, może definiować dostawców, tzn. Dodawać ich i usuwać. Szef może cofać się do tyłu w raportach. Tego nie może robić kierownik.
Krok 5. Uzupełniamy raport dnia, bo mamy już wszystkie dane w naszym programie. Predefiniowane dane system będzie już sam sobie zaciągał – tylko wybieramy danego pracownika czy dostawcę, czy predefiniowane usługę.
Zaczynamy od wpisania danych z raportu dobowych fiskalnych. Klikamy na pasku Raporty Dobowe Fiskalne i wybieramy kasę i przepisujemy tylko wartości sprzedaży opodatkowanej odpowiednio stawką A, B, C i D – resztę co do grosza wyliczy Profit Manager, tzn. Naszą sprzedaż brutto za dany dzień, który zamykamy. Jak mamy więcej kas – system zliczy automatycznie całą sprzedaż z lokalu.
Następnie wpisujemy raport Karty Płatnicze, czyli wartość z raportu zamknięcia kart płatniczych. Ta suma odejmuje się z raportu dobowego fiskalnego.
Następnie wpisujemy faktury wystawione gościom, jeżeli był przelew wpisujemy kwotę brutto przelewu, będzie odjęta z raportu dobowego fiskalnego. Kwoty gotówki albo kart płatniczych wpisujemy informacyjnie, bo są już zawarte i rozliczone w raportach powyżej.
Na końcu wpisujemy przychody Pro Forma, które dodają się do gotówki w lokalu.
I wychodzi nam ile gotówki dokładnie powinno być w lokalu.
Następnie klikamy na pasku Faktury Zakupowe i wpisujemy wszystkie wydatki na przelew, gotówkę i wydatki RK2 (nie otrzymaliśmy faktury ani rachunku) – na takie nagłe wydatki, np. powyżej 50 zł powinien każdorazowo wyrazić zgodę właściciel lokalu.
Następnie klikamy na pasku Rozliczenia pracowników. Rozliczamy ich czas pracy (system automatycznie liczy godziny i stawki godzinowe, wcześniej zdefiniowane, wpisujemy wejście pracownika np. 21.00 i wyjście np. 3.00 nad ranem, system automatycznie policzy ilość przepracowanych godzin i należne wynagrodzenie za ten dzień pracy i od początku danego miesiąca kalendarzowego) oraz rozliczamy każdego pracownika, który miał do czynienia z obrotem gotówkowym w lokalu. Musimy rozliczyć każdego z posiadanej przez pracownika gotówki, przychodów z kart kredytowych i ewentualnych kwot na przelew. Wtedy dokładnie każdy pracownik jest rozliczony zarówno czasu pracy (wejście – wyjście) oraz z gotówki, rabatów czy rachunków VIP
Następnie klikamy na pasku Gotówka na zamknięcie dnia. Liczymy kasę, którą sumarycznie wyliczył nam system. Wrzucamy utarg do wrzutni a w kasetce zostawiamy ustaloną kwotę na wydatki gotówkowe na następtny dzień. Wysokość tej kwoty w kasetce powinna być ustalona z właścicielem lokalu albo managerem.
I mamy cały dzień rozliczony!Warto wiedzieć!
= W zakładce Ustawienia możemy sami nazwać dowolnie nasze kasy fiskalne, z których drukujemy raporty dobowe oraz terminale, z których drukujemy zamknięcie dnia i transakcje kartami płatniczymi. Znajdziemy te funkcjonalności na pasku Kasy i Terminale (główne menu Ustawienia)
= W zakładce Ustawienia możemy poprosić o automatyczną podpowiedź o wysokości zaliczki na pensję, jaką możemy udzielić pracownikowi. Tzn. Żeby nie przekazać mu większej zaliczki od należnego mu wynagrodzenia w momencie, kiedy prosi o zaliczkę. System automatycznie liczy należne wynagrodzenie pracownikowi każdego dnia kalendarzowego.
= W zakładce Sejf, zwykle manager albo właściciel, bo kierownik nie ma do niej dostępu, widzą ile gotówki jest we wrzutni (sejfie) ile jest dostępnej gotówki w kasetce na wydatki gotówkowe a ile otrzyma lokal przelewem z kart kredytowych. Jak właściciel, albo kurier bankowy odbiera gotówkę z wrzutni należy to odnotować na pasku poprzez kliknięcie Przekazanie gotówki do banku/do właściciela. Właściciel nie będąc w lokalu ma pełną wiedzę jaka jest gotówka w sejfie, jakie są koszty, jakie wynagrodzenia.
= W zakładce Panel i następnie na pasku Target na cały rok należy zdefiniować targety obrotów brutto lokalu na każdy miesiąc kalendarzowy. System automatycznie będzie informował o postępie realizacji targetu w danym miesiącu. My przeszkolimy jak stosować efektywny system premiowania wszystkich pracowników, na każdym szczeblu organizacji, powiązany z obrotami i kosztami. To bardzo ważne, bo nie tylko obrót w lokalu się liczy!
= W zakładce Panel i następnie na pasku Panel Managera zobaczymy wyraźnie rezultaty pracy całego lokalu. Jak wskaźniki będą w kolorze zielonym – jest super i lepiej nie mieszać się do biznes:) – to rada dla właściciela lokalu. Jak będą niestety w kolorze czerwonym – na szkoleniu pomożemy jak prowadzić zyskowny biznes oraz wyjaśnimy wszystkie przyczyny „czerwonych świateł” w Twoim biznesie, które są symbolem STOP. To znaczy nie prowadź *(nie jeździj) na czerwonych światłach bo czeka Cię niechybna katastrofa (wypadek), w biznesie po prostu bankructwo. Jak go uniknąć, jak prowadzić ZYSKOWNY BIZNES – po to stworzyliśmy Profit Managera, czyli intuicyjny system nawigowania Twojego biznesu wg zasady – WSZYSTKO SIĘ ZGADZA – sprzedaż, koszty i przede wszystkim ZYSKI!
= W zakładce Faktury i następnie na pasku Inwentaryzacja wpisujemy wartość inwentaryzacji brutto – osobno kuchnia (jedzenie, opakowania) i osobno sala (napoje, słomki) – każdego ostatniego albo pierwszego dnia miesiąca przed otwarciem nowej zmiany w kolejnym miesiącu. To bardzo ważne do precyzyjnego wyliczenia kosztów F&B. Rzetelna comiesięczna inwentaryzacja to pełna kontrola nad Twoim biznesem. Osoby robiące zakupy nie mogą robić inwentaryzacji. Zasady inwentaryzacji szkolimy podczas naszych szkoleń webinarowych dla klientów ProfitManager.pl
= Opcja Profit Manager Professional, to znaczy Recepturownik i Raport która pozwala na pełne raportowanie i świadome zarządzanie Twoim menu, obliczaniem FC i BC oraz ceny sprzedaży, przejrzystą analizą rentowności menu, kalendarzem kulinarnym, kalkulowaniem imprez okolicznościowych i kateringów. To fundament w rozwoju profesjonalne gastronomii. I wszystko na jednej platformie, dostępnej z każdego miejsca – w komputerze, telefonie, tablecie. Ta opcja jest dodatkowo płatna – sprawdź koniecznie zalety Profit Manager Professional na stronie www.profitmanager.pl
= Raport Zysków i Strat, genialne rozwiązanie pokazujące w zestawieniu miesiąc do miesiąca szczegółowy wynik finansowy lokalu. Informacje te, pozwolą na podejmowanie kluczowych decyzji z zakresu rozwoju lokalu.
= Prowadzimy regularnie Webinary, na których możesz zapytać nas o wszystko co dotyczy zyskownego prowadzenia biznesu. Możemy także spotkać się z Tobą na szkoleniach wg zasady 90% praktyki / 10% teorii. Zapraszamy do Akademii Praktyk Gastronomicznych i Hotelarskich www.apgih.pl Już wkrótce kurs MBA dla Właścicieli i Managerów Gastronomii!
Jacek Czauderna & Sławek Głomski
Założyciele